14 moyens d'impliquer les employés de l'entreprise dans la transformation digitale
le13 juillet 2018 par Patrick Saucet
La transformation digitale n’est pas qu’une affaire de technologies. Avec l’optimisation des processus et la proposition de valeur pour les clients, la culture d’entreprise est l’un des 3 piliers de la transformation numérique dans les entreprises et l’un des facteurs clés de réussite de la stratégie de transformation.
Il convient donc d’embarquer l’ensemble du personnel dans les changements et les méthodes apportés par la transformation digitale, et en faire des acteurs dans les projets et chantiers qui verront le jour.
Voici donc 14 façons d’impliquer l’ensemble des salariés dans la transformation digitale.
1 - Mettre en évidence le rôle et l’implication de la Direction
Projet stratégique et structurant, la transformation digitale devra être portée par la Direction Générale qui devra apparaître
en première ligne comme élément moteur et décisionnaire.
Le personnel sera ainsi conforté par une orientation validée et promue par la Direction, et enclin à participer à des tâches contribuant
à la stratégie et aux objectifs de réussite de l’entreprise.
2 - Faire venir des intervenants extérieurs pour favoriser l’acculturation technologique
Cloud, chatbots, fabrication additive, open innovation… qu’il s’agisse de technologies ou de méthodes de management, de nombreux concepts nouveaux
ont fait leur apparition.
Pour familiariser les employés avec ces concepts nouveaux, souvent rencontrés dans les medias et parfois déstabilisants, il est judicieux
d’apporter une information de vulgarisation autour de ces notions. Elle permettra de réduire l’appréhension par rapport à des technologies
inconnues ou mal comprises.
Des interventions de consultants extérieurs, speakers ou startups, relativement courtes (30 à 45 mns) pourront répondre à cet objectif.
3 - Faire émerger des Facilitateurs
Dans les entreprises d’une certaine taille, il est bon d’avoir des personnes relais qui seront des ressources pour diffuser les bonnes pratiques
liées à la transformation, animer au niveau local, répondre aux interrogations et questions techniques ou méthodologiques dans leur région ou leur entité.
Ces facilitateurs ou sponsors seront des volontaires motivés par ces thématiques et ayant eux-mêmes suivi des formations adaptées.
La société RTE (Réseau de Transport d’Electricité) dispose ainsi depuis 2016 d’un réseau de facilitateurs internes orientés
autour de la créativité et de l’intelligence collective.
4 - Former les employés aux nouveaux outils et pratiques
Les changements induits par la transformation numérique doivent bien sûr faire l’objet d’un accompagnement.
Qu’il s’agisse d’exploiter des nouveaux logiciels ou outils en mode SaaS, de se familiariser avec les nouvelles procédures ou d’acquérir
de nouvelles compétences liées aux technologies, la formation et le service des Ressources Humaines sont au cœur de la réussite
de la transformation de l’entreprise.
5 - Favoriser la créativité
L’innovation et la transformation digitale, même s’il s’agit de 2 notions différentes, montrent certains points de recouvrement.
Modèles disruptifs de consommation, nouveaux usages, procédés innovants (impression 3D, formation en réalité augmentée…) font partie
des solutions auxquelles aboutiront les travaux de transformation.
Il est ainsi intéressant de faire travailler les personnes sur des techniques de créativité, pour ouvrir largement le spectre
des possibles.
De nombreuses techniques existent, des classiques brainstorming ou mind mapping, à la technique du brainwriting, des 6 chapeaux…
6 - Récompenser les employés participants
Les challenges sont une façon souvent appréciée de motiver et stimuler des personnes.
La proposition d’idées d’amélioration, ou des solutions plus abouties dans le cadre de hackathons ou de challenges internes,
peuvent faire l’objet d’une mise en valeur des personnes les plus méritantes : sélection des meilleures idées voire implication
dans le projet à venir, mise en avant sur le réseau social d’entreprise, séance de remise de prix…
7 - Diffuser les connaissances
Diffuser les informations liées à l’avancement et aux résultats des projets et faciliter le partage des connaissances ne sont pas des idées nouvelles
mais elles sont d’autant plus importantes dans le cadre d’une transformation digitale.
Permettant à chacun de disposer des informations sur les projets auxquels il participe, des autres projets structurants
dans l’entreprise ou des données produites par d’autres entités de l’entreprise, cette communication permet à chacun de se sentir au cœur du mouvement.
8 - Se doter d’outils pour faciliter l’innovation
L’époque de la boite à idées est révolue…ou il s’agira de boite à idées virtuelle.
Pour faciliter l’émergence d’idée et suggestions de la part des collaborateurs, ainsi que le suivi de leur sélection,
leur valorisation auprès du personnel, voire l’avancement des projets retenus…, des plateformes d’idéation ont vu le jour.
Utilisées dans le cadre de l’innovation participative, ces plateformes SaaS (Seemy, SocialJsidées, Gladys, …) permettent une gestion efficace
du processus de génération et exploitation d’idées en mode collaboratif, pouvant parfois s’ouvrir au-delà des seuls employés de l’entreprise.
9 - Privilégier les méthodes ouvertes et participatives
Fin de l’entreprise en silos, groupes de travail transverses, co-création, open innovation, partage des connaissances…la tendance du management
est à l’ouverture et à la transversalité.
Les projets issus de la transformation digitale faisant souvent appel à de multiples compétences, internes et externes, la présence
d’une culture d’entreprise privilégiant l’ouverture et le décloisonnement facilitera le déroulement des chantiers.
10 - Exploiter les outils de travail collaboratif
Au-delà des rencontres physiques, challenges, hackathons ou séances de créativité, de nombreuses applications et logiciels se sont développés pour favoriser le travail collaboratif. Stockage et partage de données, organisation des agendas, gestion de projet collaborative ou Réseau Social d’Entreprise : ces outils font partie intégrante de la transformation numérique de l’entreprise pour des processus plus fluides, efficients et interactifs.
11 - Développer la maîtrise des outils numériques
Parmi les principaux thèmes de la formation continue, on retrouve…la bureautique. Maîtriser le traitement de texte ou le tableur,
la messagerie électronique ou l’accès aux ressources de l’intranet ou du cloud sont des incontournables.
Plus à l’aise dans leur travail au quotidien, les collaborateurs améliorent leur efficacité et participent à l’amélioration des processus de l’entreprise.
12 - Impliquer 100% des individus
S’il est probable qu’à un moment donné, il faudra restreindre les participants dans les équipes projets à une petite partie des employés,
il est bien que chacun ait été impliqué directement à un moment donné dans les étapes amont des processus de transformation,
pour se sentir véritablement partie prenante et acteur de la transformation digitale.
C’est au stade des propositions d’idées, des premières réunions et échanges sur les suggestions de priorités que chacun pourra être mobilisé,
quelque soit sa fonction et son appétence au numérique.
13 - Organiser des événements IRL (In Real Life)
Le développement des outils et plateformes numériques d’échange et de partage ne doit pas masquer l’importance des contacts et de la communication de visu.
Sessions de créativité, cérémonies de récompense d’idées retenues, réunions plénières d’exposé des choix stratégiques… de nombreuses opportunités
existent et peuvent être mises à profit.
14 - Faciliter des formations internes
Les grandes entreprises ont compris depuis longtemps l’intérêt de diffuser les connaissances dans l’entreprise par des personnes de la société
en développant leurs propres centres de formation internes.
Face à de nombreuses nouvelles technologies qui seront mise en œuvre et liées à la transformation digitale, il pourra être judicieux
de favoriser le transfert de connaissances en interne, en présentiel ou en exploitant éventuellement des outils numériques : modules
d'auto-formation, videos, MOOCs, webinars.
